信阳师范学院档案立卷归档保管制度

1、根据《信阳师范学院档案归档目录》要求，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档；

2、建档立卷时必须做好立卷说明、分类方案、销毁清册等工作记录；

3、业务档案、文书档案在次年二季度完成，会计档案按照《会计档案管理办法》规定，由会计部门保管三年，期满后由财务会计移交归档；

4、归档材料必须严格按照职能部门划分的原则，由各职能部门审核并按管理权限加盖公章后方可移交档案馆；

5、归档案卷要遵循文件之间的历史联系和保存价值，保持文件之间的内在联系，科学立卷，并按照不同保管期限，分类整理上架；

6、凡归档材料应完整、齐全，注明承办单位或个人署名及形成材料的日期，署名必须使用本人户口法定姓名，不得使用同音字或不规范的简化字；

7、归档材料的文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，除电传材料需复印存档外，其余不得用复印件代替原件存档；

8、凡归档材料必须文字清楚，严禁涂改、贴补或进行其他任何技术处理；

9、凡送交档案馆归档的材料必须办理完整的登记交接手续，编制一式二份移交目录（移交清单），按照移交目录，交接双方经过清点，当面履行签字手续移交案卷；

10、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具；

11、各档案管理部门应利用现有条件，改善档案保管条件，保持档案保存环境温度在14℃~24℃之间，相对湿度在45%~60%之间；

12、档案库房内不得堆放杂物及个人物品，严禁吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房，库房内禁止使用原配之外的电器；

13、档案管理员应执行“十防”规定，定期检查电气线路安全隐患和灭火器材有效性，保证安全措施的落实；

14、非工作原因其他人员不得进入档案室，确因工作需要进入时应在档案管理员陪同下进入；