各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关规定，落实档案管理“应收尽收、应归尽归”要求，按照学校档案管理工作安排，现启动2025年度档案材料归档工作。本年度档案材料归档范围由以往的5个部门调整扩大至全校各单位。请各单位按要求整理、立卷并移交2025年度形成的具有保存价值的档案材料（含往年未归档材料）。现将有关事项通知如下：

一、归档内容和范围

1.归档内容：学校党政管理、教学、科研、财会、审计、外事、基建、资产与设备管理、招生就业、招标采购等各项活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

淮河校区、信阳理工学院档案材料，由本单位设立档案室自行保管。

2.归档范围和保管期限：各单位档案材料的分类、归档范围及保管期限，参见《信阳师范大学各单位档案归档范围及保管期限表》（附件1）。

3.声像档案：各单位收集归档材料的同时应注意收集声像档案。声像档案主要是指在管理、科研、教学、重大交流等活动中产生的照片、录音、录像等，按要求均应整理归档移交档案馆。

4.实物档案：各单位收集归档材料的同时应注意收集实物档案。实物档案主要是指各单位在管理、教学、校际交流等活动中产生的具有保存价值的实物，获得的省级及以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等奖励产生的实物，按要求均应整理归档移交档案馆。

5.专项档案：学校开展重大活动、重大事件等（如学校校庆、党代会、教代会、工代会、团代会、学代会、学科（学位）、本科教学评估等学校年度重点工作、重大活动涉及的内容）材料均应按专项活动归档。专项档案均由牵头单位立卷归档，两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。

二、归档时间

1.2025年度各类归档材料于4月30日前移交档案馆。

2.2025年之前未及时归档的各类归档材料按年度于5月31日前移交档案馆。

3.各教学部门按教学年度归档。

三、归档要求

1.各单位应高度重视并认真做好档案材料的收集、整理和归档工作，保证归档材料收集完整、真实、准确、齐全，防止漏归，严把质量关。为便于开展档案收集工作，请各单位认真填写并上报一名基层档案管理员（附件2），档案员参照《信阳师范大学各单位档案归档范围及保管期限表》，《信阳师范大学文书档案整理归档指南》（附件3），负责本单位归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。

2.凡是已经产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。

3.移交档案材料时须填写《信阳师范大学归档材料移交目录》（附件4），各单位负责人应对归档材料的完整性、真实性负责，并在移交目录上签字。移交时，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档单位整理合格后再办理移交手续。验收合格后，双方在移交目录上签字盖章，一式两份留存备查。移交目录电子版发送至邮箱danganguan@xynu.edu.cn。

4.归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。

5.归档的声像材料(电子照片、音视频等)须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者等信息。

6.实物档案须标明实物名称、获得时间和颁发（赠）单位。

7.对于涉密、保密性强，不便于移交档案馆的材料，由本单位按档案管理要求立卷归档，指定专人负责。

联系人:郑立梅 杨帆

联系方式：6391750

联系地址：档案馆二楼西侧档案管理与校史编研科

附件1：信阳师范大学各单位档案归档范围及保管期限表

附件2：信阳师范大学各单位档案管理员信息表

附件3：信阳师范大学文书档案整理归档指南

附件4：信阳师范大学归档材料移交目录

                                                                                                          档案馆        

                                                 2026年3月12日