为了管理、保护和利用好档案，根据国家相关法律制度和规定，特制订本制度：

1．档案工作人员必须以身作则，模范遵守和执行党和国家有关保密法规和制度，保证档案安全制度的有效执行。

2．单位派人查阅档案，应持所在单位介绍信；个人查阅档案，须持本人有效证件；查阅档案人员应认真填写《信阳师范学院档案查（借）阅登记表》。

3．严格遵守查阅档案的制度，借阅者应对档案的保密、安全、完整负责，不得翻阅和摘抄利用以外的档案，禁止转借、涂改、划圈、删改、抽页、剪裁、拆卷档案的行为；如发现上述情况发生，要追究其责任，严肃处理。

4．查阅档案，应在档案馆阅档室进行；档案原则上不外借，特殊情况需借出，需经相关档案负责人批准，借出时间一般不超过一周。

5．校内各部门查阅本部门存放在校档案馆的档案时，可直接到档案馆相应科室办理查阅手续，跨部门查阅重要档案资料，需经该档案材料形成单位主要领导同意，方可办理借阅手续。

6．查阅涉密和限制使用的档案，由申请调档人填写《信阳师范学院特殊档案查阅登记表》，经档案馆馆长及相关部门负责人批准，涉及重大问题或重要秘密的档案，需经主管校长批准，由档案人员代查，不得外借。

7．查阅档案的单位或个人，需翻拍、复印档案时，一般须经档案管理人员同意；重要的和涉密的必须履行严格的审批手续方可进行。

8．凡违反制度，使档案受到损坏、丢失者，将依照《档案法》有关规定给予责任人行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

9．保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。

10．档案室必须安装安全设施，档案工作人员发现丢失、泄密事件要及时报告并采取补救措施，避免或减轻损害后果。

11．档案工作人员每天工作完毕后，及时把取出的档案放回档案柜内，不得随意堆放。下班前，要履行检查制度，切断电源、水源，关好门窗，保证安全。

信阳师范学院档案馆

2016年12月20日 

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